学生学籍档案管理是学校的主要基础工作之一，为进一步加强我校学生学籍档案管理，做到学籍档案管理规范化、制度化、科学化,根据我校实际情况，结合电大系统相关管理规定，现将我校学生档案管理和毕业生领取档案等事宜特作如下规定：

一、档案管理的内容

学生学籍档案材料能够反映学生参加学习的信息，对用人单位、人事、组织部门招考、录用、考察培养干部等有非常重要的参考价值，适用国家档案管理的规定。学生学籍档案管理包括学生报名入学、学籍建档、学习与考试成绩认定、学习表现、毕业审核等环节的相关内容，具体包括下面五项内容：

1.报名登记表（或录取审批表）。

2.学习成绩汇总单（或学籍卡）。

3.毕业生登记表。

4.学习期间奖惩材料（优秀学生干部、三好学生、奖学金等评审材料）。

5.其他可供组织部门参考的材料（社团活动、毕业论文、专业技能考证等材料）。

此外，中等职业教育可包含毕业生体检表，中南、奥鹏等网络学历教育、各类非学历培训的学生档案工作按照相关规定管理。

二、学生学籍档案管理要求

1.学生档案必须真实完整，文字清晰，对象、年级、专业及时间明确。

2.学生档案材料完备，要求本人填写的文字材料必须本人填写，需各组织审查栏目盖章的，必须加盖公章。

3.学生转学、转专业，原班主任应及时移交学生档案相关信息。

4.已经封签的应届毕业生档案由各学院、分校、教学点组织班主任连同毕业证一起发放学生本人，学生本人需签字确认。毕业半年后学生未及时领取的档案，各分校、教学点要安排专人保管，各学院主管学生工作副院长应组织辅导员清点，并移交学校学生学籍档案室。

5.任何单位或个人无权截留、扣发离校手续完备的毕业生档案，违反档案管理的工作人员，由其主管部门领导责令改正，情节严重构成犯罪者，依法追究。

6.学生档案管理工作人员要有服务意识，热情接访，及时处理相关问题，对可疑问题或职权范围外的事务应立即向主管领导汇报，不得利用工作方便索拿卡要，如有举报属实，取消一切评先评优资格，严重者年度考核不合格，构成犯罪，依法追究。

三、相关部门的学生学籍档案管理职责

（一）学校档案室

1.学校档案室归口学校党政办公室管理，负责学校每年度各类参加学历教育和短期培训学生的数据汇总，学生录取、培训花名册，毕业、结业花名册存档。

2.学校档案室负责统计学校办学规模效益数据，受理组织人事等部门、学生查找档案信息的接待工作。

3.学校档案室应在醒目位置告知档案管理员的联系电话，接到电话咨询应及时回复，并在规定时间做好接待，固定接待时间：每周二、四下午2：30--5：30。

（二）招生管理部门

1.负责将学校每年度各类参加学历教育的学生录取花名册及时移送学校档案室。

2.负责将每年度各类学历教育录取通知书、学生报名录取表及时移交教学实体和各分校。

（三）分校及校本部各院校

1.在学生学籍档案室指导下，各分校（教学点）负责该分校（教学点）的学生毕业证领取、发放和学籍档案的建档、发放以及遗留档案证书的保管等日常工作。

2.院校应安排一名副职具体负责组织辅导员、班主任做好校本部学生学籍建档工作，及时发放应届毕业生的档案和毕业证，将未及时发放的学生档案和毕业证，移交学校学生学籍档案室。

3.学校继续教育学院、干部教育学院应将每年度各类非学历教育学生培训、结业花名册按时移交学校档案室。

（四）学生学籍档案室

1.学生学籍档案室设教务处，安排一名专职管理员，学生档案管理员全面负责学生学籍档案的指导、管理工作。

2.负责组织指导校本部院校及各分校学生学籍档案工作。

3.负责联系省校学生毕业证书和学籍档案办理。

4.做好离校毕业学生的返校领证、领档工作，接待学籍咨询和学生领证、领档等来信来访工作。

5.往届生的教学支持服务管理归学生档案管理员负责。

6.学生档案管理员平时应加强档案管理的学习，提高档案管理水平，做到毕业档案管理规范化、制度化、科学化。

7.学生档案管理员上班时间要求在岗，特殊情况应说明。

四、学生学籍档案管理、移交流程

1.学生录取注册后，招生部门应将每年度各类学历教育学生报名录取花名册报学校档案室，将学生入学通知书（通知书发学生本人）和新生报名录取表移送各院校、各分校。

2.各院校、各分校在学生录取注册后，组织辅导员、班主任到学生处领取学生入学通知书（通知书发学生本人）和新生报名录取表（装入学籍档案袋），安排教务人员或辅导员到教务处领取档案袋，组织学生填写学籍信息，开始建档工作。

3.学生学习期间，各院校、各分校平时要注意收集、保管好学生的档案资料，如优秀学生干部、三好学生、奖学金等评审材料,计算机等级考试、英语等级考试、毕业论文等等，并及时放入学籍档案袋。

4.辅导员、班主任做好毕业审核，组织学生填写毕业生登记表，整理学籍档案，并封签。

5.学生毕业时，各辅导员、班主任及时将应届生档案和毕业证发放到学生本人。

6.校本部学生毕业离校未及时领取的挡案资料（毕业和未毕业的），各辅导员、班主任应保证资料完整，经院校负责人核实、清点后，一并造好名册送交教务处学生学籍档案室。

6.学校档案室在工作年度內做好录取、毕业数据统计，连同录取、毕业花名册交校长签名存档。

五、学生档案遗留问题处理步骤

1.到学校档案室查询花名册，由学校档案室核实学习情况。

2.到教务处学生档案室办理相关证明或补建档工作。

3.教务处接到学校档案室核实信息后方可为咨询人提供证明或补档工作。

4.如果在学籍系统中可以直接查询到查找人准确信息的，学生学籍档案室可以也直接办理学籍证明或补档工作。

5.学生补办档案材料，需在学生档案室如实填写相关信息。

6、学生档案管理员一般以月为单位到省校或上级部门盖章确认。

7.查找人根据学生档案管理员的电话通知要求领取相关材料。

8.学生补办档案、领取档案或证书、证明时，须出示单位介绍信或相关部门公函及本人身份证，在相关栏目签字确认后，到学生档案室领取。